كيفية التواصل مع موظفيك

مثل معظم المنظمات في هذا الاقتصاد صعبة ، هي واحدة لك مع القضايا الصعبة التي لن تزول من تلقاء نفسها. وأنت تسير لدينا لاتخاذ إجراءات حقيقية — وهذا أمر هادفة ومبرمجة لندع الجميع يعرفون كنت تعني التغيير — على نطاق واسع (مثل التركيز الاستراتيجي الجديد للشركات) أو أكثر محلية (مثل التحولات الإدارات).

كنت أدرك أن الخطوة الأولى تتطلب منك أن نعترف بأن هناك حاجة إلى التغيير — بقاء المؤسسة يعتمد عليه. الناس بحاجة لمعرفة ان كنت قد حصلت على خطة لجعل هذا التغيير يحدث. ولكن الحقيقة هي ، والاتصالات الداخلية الفعالة لم يكن واحدا من الدعاوى الخاصة بالمؤسسة قوية. الأسوأ من ذلك ، قد لا يكون حتى بعض ما هو عليه التي تحتاج إلى الاتصال أو كيفية قياسه.

ما يجعل هذه المشكلة حتى أكثر إثارة للقلق هو أن لك ، مثل معظم المنظمات الحديثة ، ويبدو مدججين بالسلاح مع هذا النوع من الأدوات التكنولوجية التي من المفترض أن تجعل عملية التواصل الداخلي سهلة نسبيا. لكن منظمات كثيرة جدا هي الخلط بين وسائل الاعلام مع الرسالة. نتيجة لذلك ، كثيرا ما يأخذ محتوى المقعد الخلفي إلى السرعة والكمية. وأيا من تلك العناصر الحاسمة بالضرورة بتدبير حملة فعالة الاتصالات الداخلية. على العكس من ذلك ، يمكن أن تكون سرعة وكمية ما يجعل سقوط رسالتك على الصم على ما يبدو ، إن لم يكن مثقلا والأذنين.

لذلك ، كيف يمكنك الاتصال للحصول على تغيير مكان العمل؟

جعل الاتصالات الداخلية عنصرا رئيسيا في أي خطة استراتيجية لإلزام الناس تتصرف بشكل مختلف. قد تحتاج لسلوك مختلفة تأتي من إدراك ، على سبيل المثال ، أن فرق الخدمة لا تقدم النتائج التي الزبائن قيمة. أو قد يكون ناتجا عن تحول استراتيجي حيث يكون بعض الموظفين مسؤولية جديدة لتقديم وعد تعزيز للقيمة.

في أي حال ، ينبغي للمنظمات التفكير “برنامج وعملية” لأنها ترسم جهودهم الاتصالات الداخلية. وعلى الرغم من فعالية الاتصالات الخاصة بك وسوف يعتمد إلى حد كبير ، على قوة المضمون ، فإن السحر الحقيقي يأتي من التردد فعالة وتوقيت الرسائل.

لكي تكون فعالة ، يجب أن تعالج مثل الاتصالات الداخلية أي مهمة تنظيمية أخرى ، مع عملية محددة وفقا لجدول زمني صارم التنفيذ نسبيا.

عملية من ثلاث خطوات التدريج

في العديد من الشركات ، وخطط الاتصال الداخلي هي مجموعة فضفاضة من أنشطة الاتصال العشوائي على ما يبدو. سيكون هناك فيديو هنا ، هناك رسالة بريد إلكتروني ، وربما مذكرة إلى كل الأيدي ، وهو مسح موظف رسمي أو عقد اجتماع في دار البلدية. لكن في حين أن هذه الأنشطة هي في الواقع أنشطة الاتصالات الداخلية ، والنتائج تحدث عندما يتم شن هذه الأحداث وفقا لخطة من ثلاث خطوات بسيطة.

المرحلة رقم 1 : خلق حالة من الوعي

في أي منظمة ، وغياب التواصل يخلق بيئة معوقة. عندما يكون هناك فراغ المعلومات والموظفين يشكلون بأنفسهم. وروايتهم هي عادة أسوأ بكثير من الحقيقة.

بذلك ، في هذه المرحلة ، يتم منح الموظفين دعوتهم بتنبيهه. يتم التركيز على جعل الجميع يدرك تماما ما هو على وشك أن تنفذ ، مع بعض التعليق رفيع المستوى حول السبب في ذلك هو المهم. انه الوقت المناسب لفظاظة الحساسة.

وينبغي تسليم الرسائل الهامة التي بصوت واحد — قائد الفريق التنفيذي. الموظفين بحاجة لمعرفة أن ما يقومون السمع يأتي من الدرجة الإدارة العليا.

من المهم أن نتذكر أن تستجيب لموظفي الصدق والصراحة. أنها لا تستجيب عادة في كل ما يرونه أو الضجيج الشركات الاطراء الإدارة. أردت فقط أن يصبحوا على علم بما سيحدث ولماذا. في كل مرحلة من هذه المراحل ، واستخدام ترسانة كاملة من الأدوات الخاص البلاغ : الكلمة المكتوبة والابتكارات الخلاقة ، وأشرطة الفيديو ، والبريد الإلكتروني ، والإنترانت ، وجها لوجه ، والأفكار الفريدة مثل حفر محادثة لنشر الوعي.

عقد مجموعات التركيز وإجراء المسوحات موظف رسمي لتحديد ما إذا كان الناس يحصلون على هذه الرسالة المرحلة الأولى. في حين أن “المتتالية” المعلومات الهبوطي ، من كبار المسؤولين التنفيذيين ، إلى منتصف مستوى المديرين ، وأخيرا في جميع أنحاء المنظمة بأكملها ، ونضع في اعتبارنا أن تغذية مرتدة هامة يجب أن يكون السبيل للعودة إلى أعلى الجبل الشركات.

المرحلة رقم 2 : بناء على اطلاع مكان العمل

في هذه المرحلة ، والموظفين في حاجة الى فهم لماذا التغيير ضروري وكيف الجميع سوف نصل الى نفس المكان في نفس الوقت. توعية وتثقيف الموظفين وعلى اتساع وعمق التغيير. معالجة المسائل الصعبة والثقافية لا التقليل من مدى صعوبة وتطالب بالتغيير وسوف. أن تكون واضحة جدا على ما هو متوقع من كل موظف. حان الوقت لمحتوى صعبة.

استخدام أدوات الاتصال مماثلة كما هو الحال في المرحلة رقم 1 ، ولكن الطلب على أن الإدارة حتى تصبح أكثر انخراطا في تتالي وعمليات التغذية المرتدة. يتعين على مديري مراقبة والمشاركة في مجموعات التركيز واستعراض نتائج المسح موظف. وجها لوجه يصبح من المهم للغاية بسبب القلق وسيتم في كل مكان.

وسوف تفرخ وتتكاثر الشائعات بسرعة الاعوجاج إذا كنت لا استبق بها. نضع في اعتبارنا أن تصور موظف واحد يمكن أن تصبح بسرعة في الحقيقة زملاء العمل. وجدول زمني صارم ، والتشبث به. ضيق في يتحدث إلى الحاجة الملحة للجهد بأكمله.

المرحلة رقم 3 : تحقيق الالتزام القوى العاملة

هناك كثافة واضحة في تتالي الاتصالات. وصلت إلى نقطة حيث الالتزام هو كل شيء. أولئك الذين لم تكن مريحة أو لم تكن قادرة على التكيف مع مطالب التغيير يجب أن يتم توفيرها مع البدائل. قادة التنظيم في كل مكان ، مرئية ، المتحمسة ، وداعمة لأولئك الذين ارتفعت على متن الطائرة. تحتاج الإدارة إلى أن تشارك بقوة في هذه المرحلة النهائية.

تنفيذ المبادئ التوجيهية

في حين أن عملية من ثلاث خطوات انطلاق حملة الإطارات الاتصالات الداخلية ، والسلطة هي في التنفيذ. فيما يلي خمسة مبادئ توجيهية للمساعدة على ضمان أن يسمع الرسالة بصوت عال وواضح من خلال فوضى.

أتكلم مع وضوح

تجنب الارتباك التي لا تترك مجالا لسوء التفسير رسائلك. يتكلم بصوت واضح. مواصلة الاتصالات بسيطة ، وليس محاولة لحزمة كل شيء في محاولة التواصل واحد. في مرحلة الوعي ، وسوف ينتج عن نجاحك جيدا كيف كنت قادرا على استخلاص الاتصال الخاصة بك في اثنين أو ثلاثة أفكار واضحة جدا ومحددة بوضوح. تجنب “حماس واندفاع” متلازمة. سوف الموظفين الالتفاف حول قيادة المنظمة مرة واحدة أنهم يفهمون ما هو متوقع منهم. قضاء بعض الوقت مع مديري “واحد على واحد” ، وأؤكد أن كل تفهم الرسالة بالطريقة التي تهدف الى ان يكون مفهوما. تأخذ من الوقت للتأكد.

أن تكون متسقة

بيانات المسح تبين أن موظف فريق القيادة والإدارة تحتاج إلى التحدث بصوت واحد. لا تسمح لاتصالاتك يهيمون على وجوههم. الكلام والفعل واحد. لم يتزعزع. تجنب الإشارات التي يمكن تفسيرها من قبل الموظفين وعدم وجود التزام أو تفهم كامل لهذا البرنامج. إذا كنت غير متأكد من الإجابة على سؤال ، لا تطلق النار من الورك. جمع القوات الخاصة بك ، وتطوير استجابة جماعية. أي تغييرات في منتصف مجرى خارطة الطريق يتعين بلورة هذا النحو ، والقوى العاملة تحتاج إلى فهم سبب يبرر التغيير. كنت لا تريد الموظفين يتساءلون عن الكفاءات من قادتهم عندما يتم طلب الكثير منهم. نضع في اعتبارنا أن تقوم بالاتصال قولا وفعلا. ويراقب الموظفين وأخذ العظة الخاصة بهم من كليهما.

التواصل باستمرار

الاتصالات الداخلية يجب أن يكون بلا هوادة ومتكررة. لا تفترض أن الجميع في القوى العاملة يعرف ويفهم. إبقاء المتتالية تتالي وتكرار الأفكار والعناصر الأساسية الحرجة ، وأكررها ، ثم أكررها مرة أخرى. فإن طبيعة ثابتة للاتصال بك أن يكون علامة واضحة على أن التغيير جار. وسوف يكون التواصل الدائم جزءا من ثقافة العمل الخاص الناشئة.

تتالي ، والمزيد من تتالي

مدير أن الناس يميلون إلى الاستماع إلى ونؤمن أكثر من غيره هو المشرف على الفور. في حين أن الالتزام والتركيز من قمة مهمة ، الرسائل تحتاج الى تتدحرج من أعلى مستوى ، إلى الطبقة التالية ، إلى الطبقة التالية ، إلى التالي. يتطلب تحقيق الاتصالات المتتالية التي تخطط لها ، والتي تنفذ لك. إعطاء مديري الأدوات اللازمة لتحكي قصة باستمرار وبشكل جيد ، ومساعدتهم على التعامل مع الأشكال الأساسية للمقاومة انهم متأكدون من ان تواجهها. نتذكر أيضا أن التواصل الجيد هو “اتجاهين”. تجعل من السهل بالنسبة للموظفين لطرح الأسئلة ، وتقديم التغذية الراجعة ، والحصول على اجابات.

السياق والمصداقية هي كل شيء

كما هو الحال مع جميع الاتصالات ، حيث تفهم “المتلقي” ، وكيف له أو لها التحيزات والمخاوف والهواجس ، والتجارب قد تؤثر على ما سمعت. الناس يهتمون بما يؤثر عليهم شخصيا ، من حيث الاستقرار الوظيفي ، والأجور ، والاحترام ، وغيرها ، وأنها سوف تصفية ما نسمع أنها مبنية على التاريخ والخبرة. إذا كانوا يرون أن الإدارة كانت دائما صريحة وصادقة ، الاحتمالات أنها سوف تحصل على أحدث المعلومات على هذا النحو. إذا لم يكن كذلك ، سيكون لديك الاتصالات تكون أكثر تحديا كبيرا ، وتحتاج إلى خطة وفقا لذلك.

في حين أن والبرنامجية متسقة ، نفذت بشكل جيد لنهج التواصل الداخلي وينبغي أن يساعد على تحقيق تغيير في السلوك في معظم قوة العمل ، وقد أظهرت استطلاعات الموظف سيكون هناك بلا شك القيم المتطرفة. لهؤلاء الأفراد ، وتغير على نحو ما يهدد أو غير جذابة. ربما لا يستطيعون رؤية الفشل التنظيمي وفشلها. لهؤلاء الناس ، وأحيانا يكون الجواب الأفضل هو مواجهة الجمهور ، وقاسية على هذا النحو قد يبدو. عندما يتم اختيار واحد من الاشقاء للخروج من تشكيلة “القديمة التفكير” ، وأطلقوا النار علنا ​​في ساحة البلدة الشركات ، ويحصل الجميع على الرسالة بسرعة.

الخلاصة لدينا

تغيير السلوك ليس من السهل أبدا ، وأبدا أنها أنجزت بنجاح دون وجود برنامج شامل الاتصالات الداخلية. يمكن وينبغي أن يكون مثل هذا البرنامج مدبرة بعناية ورقابة لأقصى قدر من الفعالية. الحقيقة يجب أن تكون الصراحة ودبابيس لينش من جهدك. والقيادة والإدارة تحتاج إلى التحدث بصوت واحد. ينبغي أن يكون واضحا للجميع أنه لن يكون هناك مجال في ثقافة العمل الجديدة لأولئك الذين لا يستطيعون أو لن تجعل الالتزام بالتغيير. أخيرا ، يجب أن تتالي الاتصالات الداخلية لا تنتهي عندما يتم إنجاز الأهداف المباشرة. وسوف تكون فعالة ونشطة ، وخالية من العوائق برنامج الاتصالات الداخلية في كثير من الحالات يكون رمزا هاما ، والتدبير ، للتغيير كنت تسعى.

الدكتور يان سترينجر ما يزيد على 20 عاما من الخبرة في تصميم وتنفيذ المسح. وقد ألفت العديد من المقالات والمنشورات عن المسوح ، والتدريب ، ورضا الموظفين والعملاء. انقر هنا لعرض الخطوط رضا الموظف المستندة إلى ويب مسح تجريبي.